Tips para que tus eventos empresariales sean fenomenales

¿Estás planeando un evento corporativo y buscas algunos consejos para que sea fenomenal? Tanto si organizas una fiesta de agradecimiento a los empleados, un seminario de formación o una celebración navideña, estos consejos te ayudarán a crear un evento que tus empleados nunca olvidarán. Así que, sin más preámbulos, ¡pasemos a los consejos!

Cuando de tips para eventos empresariales se trata, tenemos muchos para darte. Somos expertos en ofrecer experiencias increibles en cada uno de nuestros eventos y con nuestros años de experiencia ya conocemos muchas de las cosas que hacen que un evento empresarial salga perfecto y sea totalmente exitoso.

Este artículo trata e darte tips útiles, no es una guía ni un tutorial, pero si te servirá para generar ideas que lleven tu evento corporativo a otro nivel.

El evento de empresa es una reunión con otros empleados para celebrar o discutir algo que ha ocurrido en la empresa. Puede ser la presentación de nuevos productos, la celebración de lanzamientos y éxitos durante el periodo de aniversario de este año, ¡entre otras cosas!

Tipos de eventos corporativos

Los diferentes tipos de eventos que puedes organizar para tu empresa incluyen:

Cenas o banquetes corporativos (es decir, una cena en la que todos los empleados son bienvenidos y se relacionan con otros asistentes); reuniones generales como conferencias de ventas programadas anualmente; convenciones comerciales que podrían centrarse en estrategias de marketing como ferias comerciales, seminarios sobre el lanzamiento de nuevos productos, etc.; los congresos se producen cuando los grupos se reúnen en su espacio de oficinas, ya sea a nivel local o internacional, mientras que los simposios proporcionan oportunidades para aprender más de expertos ajenos a nuestra organización.

Eventos empresariales externos y eventos empresariales internos

Los eventos corporativos internos son importantes para establecer relaciones con tus empleados y clientes. Proporcionan la oportunidad de interactuar en persona, lo que puede ser difícil a través del correo electrónico o de los buzones de chat de las plataformas de medios sociales como Facebook Messenger, donde los mensajes no siempre llegan al destinatario totalmente intactos porque se pierden entre otras conversaciones que se producen a la vez.

Los eventos externos permiten a las marcas/empresas que no están situadas lo suficientemente cerca acceder a sus propios asistentes invitándoles a salir en el lugar, lo que proporciona a los invitados una nueva experiencia fuera de limitarse a navegar por Instagram durante todo el día (aunque sabemos que algunas personas pasan literalmente ese tiempo).

Consejos para que tus eventos empresariales salgan perfectos

¡Planifica tu evento con antelación! 

Te recomendamos que planifiques con un tiempo estimado de tres o dos meses, este periodo permitirá realizar cambios y evitar la improvisación. Si se trata de una necesidad anual recurrente, considera tener de antemano un aliado estratégico que resuelva estos problemas con meses de antelación; nada puede salir mal si todo va de acuerdo con el plan, especialmente cuando se utilizan lugares separados cómo el nuestro, que se encuentran en Medellín.Recuerda que si vas a realizar congresos o convenciones las locaciones deben elegirse con mucha más rigurosidad y tardan mucho más tiempo por que a menudo están reservados con muchos meses de anticipación.

Define una temática

A la hora de planificar tu próximo evento corporativo, es importante pensar en el tipo de experiencia que quieres para los invitados y/o empleados. Cuanto más claro tengas el concepto en la mente antes de empezar cualquier otra cosa, ¡también significa menos estrés! 

¿Cuáles son algunos consejos a la hora de definirlo? Bueno, en primer lugar pregúntate “¿Con quién voy a crear esto?” También debes tener en cuenta si se va a servir comida o bebida, y si es así, qué tipo combina mejor (supongo que la mayoría de la gente diría que cócteles). Si dar regalos al final puede ayudar a mantener las cosas interesantes también

Si estás planeando organizar un evento para lanzar tus nuevos productos o tu marca, considera la posibilidad de invitar a periodistas de publicaciones que cubran temas similares. Estos invitados pueden ayudar a dar a conocer lo que está ocurriendo entrevistando a las personas implicadas en la conversación en las ruedas de prensa y otros foros públicos en los que puedan estar presentes, ¡lo que significa más cobertura para ambas partes!

Organiza tu equipo

El paso más importante en la organización de un evento es reunir a tu equipo para que ponga toda su capacidad y experiencia para hacerlo realidad. Define quiénes participarán en la organización y asígnales funciones específicas para que todo funcione sin problemas desde el principio hasta el final

Fija tu presupuesto

Organizar un presupuesto puede ser un verdadero reto, especialmente cuando tienes que manejarlo tú mismo. Tienes que saber qué tipo de evento va a realizar tu empresa y decidir cuánto dinero se destinará a éste en particular para que todo salga bien sin que haya un gasto excesivo o un presupuesto insuficiente.

En el caso de los eventos corporativos, recomendamos buscar proveedores que ofrezcan diferentes tipos, ya que tener más opciones significa más posibilidades que limitarse a conseguir algo mediocre, aunque cueste menos por artículo; asegúrate también de que hay tiempo suficiente antes de que haya que pedir algo (especialmente la comida), ya que las peticiones de última hora pueden requerir costes adicionales.

Encuentra aliados empresariales

Durante el proceso de planificación de tu próximo evento corporativo, encuentra aliados que te ayuden en el camino. Nadie es capaz de preparar un evento con éxito por sí solo Necesitarás el apoyo tanto de equipos internos como de socios externos que puedan facilitarte las cosas cuando no sea posible por sí solos, como la elección de un lugar inspirador o la selección de proveedores invitados que puedan asistir al menos a algunas secciones/días (dependiendo de lo grande que sea). Tu socio puede saber qué es lo mejor en términos de motivación, pero recuerda: “Se necesitan dos”

Elige la locación

Al considerar el lugar de celebración de tu empresa, es importante tener en cuenta algunos detalles que a menudo olvidamos. Por ejemplo, ¿qué tipo y tamaño de local vas a utilizar? ¿Tendrá ese lugar un buen acceso para los que vengan como invitados o para los vehículos que no lo sean? ¿Qué pasa con las predicciones meteorológicas; requiere tu fecha preferida tiendas de campaña si es probable que Byou las necesite durante alguna parte 

de su visita (porque seamos sinceros: ¡a veces la Madre Naturaleza tiene más energía que nadie!) Y por último, pero lo más importante: ¿cuántas plazas de aparcamiento caben para más de 20 coches? Estas preguntas son muy importantes a la hora de seleccionar el lugar es importante que selecciones un ambiente adecuado con todas las comodidades para que tus invitados se sientan a gusto y vivan una experiencia increible.

Al final, queremos recordarte que los eventos corporativos deben ser un momento de alegría y celebración. Son una oportunidad para crear equipo y fortalecer las relaciones dentro de la empresa. Esperamos que nuestros consejos te ayuden a crear un evento que tus empleados nunca olvidarán.